ЭЦП и ЭДО

ЭДО представляет собой совокупность всех процессов, которые полностью автоматизированы при работе с документами в электронном формате (файлами). Система включает в себя прием, ввод в оборот, создание и оправку документов, а также защиту конфиденциальности информации и непрерывный контроль за качеством выполнения поставленных задач. Активное внедрение ЭДО в России началось с 2011 года, когда был принят ФЗ об электронной подписи (№63), а также были приняты другие нормативно-правовые акты и внесены правки в уже существующие.
ЭДО позволяет организовать оборот документации как внутри предприятия (между его структурами), так и за его пределами – при заключении договоров, взаимодействии с контрагентами и государственными органами.
Существует следующие виды электронного документооборота:

• управленческий;
• производственный;
• кадровый;
• бухгалтерский;
• складской;
• кадровое дело;
• технический;
• архивное дело и другие разновидности.

Вышеперечисленные виды ЭДО могут функционировать вместе в рамках единой информационной системы. В зависимости от сферы деятельности и организационно-правовой деятельности компании, в отдельных видах ЭДО может отсутствовать необходимость, что решается установкой и настройкой специального программного обеспечения. Основным элементом ЭДО является электронный документ, заверенный электронной подписью (ЭЦП).
Задачи, которые выполняет электронный документооборот:

• обеспечение эффективности управления и прозрачности ведения деятельности компании за счет автоматизации всех производственных процессов и непрерывного контроля;
• соответствие ведения бизнеса требованиям действующего законодательства (в частности, закону о цифровой маркировки ФЗ №487 и тендерному законодательству) и международным стандартам качества;
• облегчение и ускорение документооборота внутри предприятия, а также при взаимодействии с контрагентами, включая госзаказчиков;
• экономия временных и денежных ресурсов путем сокращения затрат на бумагу, оргтехнику, курьерскую доставку документов и прочее;
• обеспечение высокого уровня защиты подлинности документов, обеспечение их полной юридической силы и конфиденциальности данных.

Внедрение и использование ЭДО невозможно без получения электронной подписи, которая выступает гарантией неизменности документа после его отправки и подтверждает авторство.

Как получить ЭЦП?

Прежде всего, необходимо определиться с видом ЭЦП. Согласно ФЗ №63, различают простую и усиленную электронную подпись. Усиленная, в свою очередь, бывает неквалифицированной и квалифицированной. Для получения ЭЦП, которая понадобится для эффективного ведения ЭДО на предприятии, необходимо обратиться в Удостоверяющий центр и оставить заявку по ссылке. Можно также поручить оформление ЭЦП специалистам центра «Промотест», что позволит сэкономить время и расходы.
Для получения ЭЦП понадобятся следующие документы:

• ИП – ИНН, паспортные данные, выписку из ЕГРИП и СНИЛС. Если получать подпись будет уполномоченное лицо – требуется нотариально заверенная доверенность.
• юридическому лицу – ОГРН, ИНН, выдержку из ЕГРЮЛ и СНИЛС. Если владельцем ЭП выступает руководитель – прилагается приказ о его назначении. Для тех случаев, когда владельцем подписи выступает другой сотрудник предприятия – необходим документ, который подтверждает его полномочия на использование ЭЦП.

По всем вопросам получения электронной подписи и внедрения электронного документооборота на предприятии вы можете обращаться в центр «Промотест» по телефону или онлайн на сайте. Консультации предоставляются бесплатно.